Plan de gestión del alcance

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

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Propósito del plan de gestión del alcance del proyecto

El propósito de la gestión del alcance del proyecto es gestionar el alcance del mismo, definir y controlar todo lo que se incluye y lo que no encuentra dentro de los requerimientos del proyecto

Desarrollo del enunciado del alcance del proyecto

La definición del Alcance del proyecto Facturación electrónica se desarrollará de la siguiente manera:

• En reunión de equipo de proyecto, tanto el equipo de proyecto como el sponsor revisarán las condiciones y acuerdos preliminares los cuales van a servir como base.

Estructura de la EDT/WBS

Los pasos que se realizaron para la elaboración del WBS son los siguientes:

• El EDT del proyecto será estructurado de acuerdo a la herramienta de descomposición, identificándose primeramente los principales entregables, que en el proyecto actúan como fases.
• Identificado los principales entregables, se procede con la descomposición del entregable en paquetes de trabajo, los cuales nos permiten conocer al mínimo detalle el costo, trabajo y calidad incurrido en la elaboración del entregable.
• La cooperativa utiliza para la elaboración del WBS la herramienta WBS Chart Pro, pues permite una fácil diagramación y manejo de los entregables del proyecto.

Diccionario de la EDT/WBS

Previo a este proceso, el WBS del proyecto debe haber sido elaborado, revisado y aprobado. Es en base a la información del WBS que se elaborará el Diccionario WBS, para lo cual se realizarán los siguientes pasos:

• La elaboración del Diccionario WBS se hace mediante una plantilla de diseño propio
• Se identifica las siguientes características de cada paquete de trabajo del WBS.
• Se detalla el objetivo del paquete de trabajo.
• Se hace una descripción breve del paquete de trabajo.
• Se describe el trabajo a realizar para la elaboración del entregable, como son la lógica o enfoque de elaboración y las actividades para elaborar cada entregable.
• Se establece la asignación de responsabilidad, donde por cada paquete de trabajo se detalla quién hace qué: responsable, participa, apoya, revisa, aprueba y da información del paquete de trabajo.
• De ser posible se establece las posibles fechas de inicio y fin del paquete de trabajo, o un hito
• importante.
• Se describe cuales son los criterios de aceptación

Mantenimiento de la línea base del alcance

Al término de elaboración de cada entregable, éste debe ser presentado al Sponsor del Proyecto, el cual se encargará de aprobar o presentar las observaciones del caso. Si el entregable es aprobado, es enviado al cliente.

Cambios al alcance del proyecto

El Jefe del Proyecto, evaluará y clasificará los cambios con respecto al alcance, costo y tiempo.

El Jefe de Oficina Técnica evaluará los cambios de acuerdo con el alcance del proyecto y lo controlará e identificará de acuerdo con el control de cambios del proyecto

TIPOS DE CAMBIOS: 

1. ACCIÓN CORRECTIVA: Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar el Project Manager tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.
2. ACCIÓN PREVENTIVA: Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar el Project Manager tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.
3. REPARACIÓN DE DEFECTO: Este tipo de cambio no pasa por el Proceso General de Gestión de Cambios, en su lugar el Inspector de Calidad tiene la autoridad para aprobarlo y coordinar su ejecución.
4. CAMBIO AL PLAN DE PROYECTO: Este tipo de cambio pasa obligatoriamente por el Proceso General de Gestión de Cambios, el cual se describe en la sección siguiente.

Aceptación de los entregables

Se presentan dos variaciones:

• Primero, el Project Manager se encarga de verificar que el entregable cumpla con lo acordado en la Línea Base del Alcance. Si el entregable es aprobado es enviado al Cliente, pero si el entregable no es aprobado, el entregable es devuelto a su responsable junto con una Hoja de Correcciones, donde se señala cuales son las correcciones o mejoras que se deben hacer.
• Segundo, El Project Manager se encarga de verificar la aceptación del entregable del proyecto, el Cliente también puede presentar sus observaciones respecto al entregable, para lo cual requerirá reunirse con el Project Manager, y presentar sus requerimientos de cambio o ajuste. De lograrse la aceptación del Cliente y de tratarse de un entregable muy importante, se requerirá la firma de un Acta de Aceptación del entregable.

Control del alcance

Controlar las solicitudes de cambio que puedan afectar a la línea base de alcance, realizar el control del alcance con los datos sobre el rendimiento de los trabajos.

Actualizar el Plan de Dirección del Proyecto.

Junto con el Plan de Dirección del Proyecto, la documentación de requisitos, la matriz de trazabilidad de requisitos y los Activos de los Procesos de la Organización (APOs), conformarán lo que será la base de la toma de decisiones respecto al alcance del proyecto.

El análisis de variaciones determinará posibles causas de desviaciones en la planificación del proyecto para realizar acciones correctivas y/o preventivas.

Aprobación