Plan de gestión de los interesados

PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

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Historial de versiones

Información del proyecto

Aprobaciones

Enfoque de gestión de los interesados del proyecto 

No se cuenta con una metodología para la gestión de los interesados, pero se gestiona la participación activa de los stakeholder, se busca satisfacer las necesidades y expectativas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con esto se busca incrementar el apoyo y minimizar en lo posible la resistencia por parte de los interesados especialmente en ellos en los que tienen un alto grado de influencia.

• A los representantes de cada área involucrada en el proyecto se les envía un cuestionario en el que se les solicita valorar a cada stakeholder según los criterios de poder e interés que han sido explicados previamente donde se valoraban las siguientes opciones: Alto, Intermedio, Bajo.
• Los conflictos podrían llegar a darse durante el desarrollo del proyecto siendo estos de tipo contractuales, que se generen por la mala elaboración de los acuerdos, o por que no se implementan los requerimientos del mismo, para los diferentes conflictos que puedan presentarse se debe considerar que en primera instancia se debe recurrir a la conciliación como forma directa y de corto plazo para su resolución. En caso el problema se sobredimensione de tal forma que comprometa el éxito del proyecto se deben de recurrir a instancias superiores (Gerencia General, gerencias centrales) o instancias que la ley establezca. Se establece el uso de actas donde se documenten los diferentes tipos de conflicto que se presentan durante la vida del proyecto y la manera en como se desarrolla y soluciona cada caso para contar con un historial al final del proyecto como parte de las lecciones aprendidas.
• Dentro de los planes para gestionar la participación de los interesados se busca enviar grados de avances semanales y los alcances logrados para evidenciar el cumplimiento de los tiempos según lo acordado y reuniones quincenales donde tendrán la oportunidad de opinar sobre los alcances logrados y lo que esperan del proyecto. Contar con un plan de control de cambios para los casos que no fueron cubiertos dentro del acuerdo inicial mientras estos solo generen un impacto bajo en el proyecto. La participación activa permitirá identificar estas necesidades en etapas tempranas del proyecto con lo que se logrará ahorros en inversión de recursos y costos para los cambios.

Alcance e impacto del proyecto sobre los interesados

Niveles de participación actuales y deseados para interesados clave

Se clasifica cada interesado según su nivel de participación actual, comparándolo con el nivel de participación necesario para concluir el proyecto con éxito.

Los niveles de participación se pueden clasificar en: Desconocedor, Reticente, Neutral, Partidario y Líder. Se documentan en la matriz de evaluación de participación de los interesados.

Matriz de evaluación de la participación de los interesados

Estrategias para la gestión de los interesados del proyecto

Escucha activa: Ser capaz de comprender el mensaje, no solo limitándose a escuchar sino también en indagar si entendimos el mensaje desde el punto de vista del otro.

Asertividad: Ser capaz de expresar ideas, opiniones y sentimientos abiertamente en el momento justo y a la persona correcta.

Empatía: Ser capaz de entender el punto de vista de la otra persona.

Facilidad de expresión: Ser capaz de expresar ideas, conceptos e información de manera clara y concisa, adaptando nuestro mensaje oral a quién o quiénes va dirigido.

 Negociación: Ser capaz de establecer acuerdos favorables para las dos partes involucradas

Estrategias de comunicación en la gestión de interesados

Conociendo la dinámica de participación de los involucrados, así como sus intereses, necesidades, poder, influencia y posición con respecto al proyecto, se presentan las siguientes estrategias:

Identificar la forma de trabajar de la organización

Definir los canales de comunicación por los cuales se transmitirá la información del proyecto entendiendo cuáles son los más efectivos dentro de la organización.

Identificar las necesidades reales de información de los interesados

Entender con los interesados que tipo de información será requerida y con qué frecuencia entendiendo el valor de la data a generar. Monitorear a lo largo del proyecto si las necesidades cambian y orientar de ser preciso sobre su utilidad para poder accionar.

Establecer una estructura de gobierno para el manejo de las comunicaciones

Diseñar los niveles de escalamiento requeridos en la toma de decisiones en el ámbito del proyecto y proponer la realización de reuniones efectivas para su gestión.

Involucrar en la toma de decisiones a las personas con una posición adversa al proyecto

No basta con solo informar a esas personas lo que pasa en nuestro proyecto, es indispensable, entender cuáles son los intereses contrapuestos, negociar e involucrarlos en la toma de decisiones clave.

Definir claramente los procesos y procedimientos para la comunicación de información

Establezca con claridad los lineamientos a seguir para el manejo de las comunicaciones en el proyecto, como por ejemplo, las instancias necesarias que deben ser habilitadas para la aprobación de solicitudes de cambio así como también las herramientas que serán usadas para almacenar y resguardar la información.

Procedimiento para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados

Se plantea que los cambios realizados puedan documentarse, analizarse, estudiar el posible impacto que tendría en el proyecto, aprobarse en su caso, comunicarlo y monitoriza el resultado.

Durante el proceso de planificación se acordarán con los interesados estos procedimientos que nos permita a todos gestionar y estar informados sobre los cambios que se puedan introducir mas adelante. El procedimiento establecerá como se solicitan los cambios, cuando se aprueban y por quien.

También deben servir estas reuniones para establecer un comité de Gestión de cambios que será el encargado de aprobar o dejar pendiente los cambios solicitados, según el procedimiento establecido.

El PM, por si solo, no puede tomar las decisiones que afectan a las prioridades que se hayan tomado sobre los requisitos del proyecto. Luego será el comité de cambios, en el que estarán representados aquellos interesados que sea conveniente, cliente, sponsor, etc, los que entenderán la idoneidad o no de cada cambio.

La mayoría de las veces los cambios de aprueban en función a criterios de prioridad, de interés o de negocio, y no tanto en función del impacto que puedan tener en la línea base del proyecto, su alcance, tiempo o sobrecoste.